Indudablemente, la crisis del COVID-19 ha tenido un gran impacto en el escenario legislativo actual. Las siguientes líneas buscan arrojar un poco de luz sobre la situación y el tratamiento excepcional de algunos aspectos que repercuten en el funcionamiento de las sociedades mercantiles a día de hoy, concretamente en el seno de la formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales del ejercicio de 2020; así como otros aspectos relacionados con las pérdidas del 2020 y la forma de celebración de las reuniones de los órganos colegiados.
¿Cuáles son los plazos para la formulación, aprobación y presentación de las cuentas anuales del ejercicio de 2020 de la compañía?
Para el ejercicio anterior, y por virtud del Real Decreto Ley 19/2020, de 26 de mayo, la obligación que recae sobre el órgano de administración de formular las cuentas anuales en el plazo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio social se suspendió hasta el día 1 de junio de 2020, y reanudó por otros tres meses a contar desde tal fecha. Por ende, el plazo para formular las cuentas anuales y demás documentos legalmente obligatorios terminó en fecha 31 de agosto de 2020.
Posteriormente, la Junta General Ordinaria se debía reunir necesariamente dentro de los dos meses siguientes a dicha fecha para su debida aprobación (nótese que se redujo el plazo de ordinario tres a dos meses). De este modo, como plazo máximo, la Junta General Ordinaria de Socios se hubo de celebrar en fecha 31 de octubre de 2020. A partir de dicha aprobación, la empresa disponía del plazo habitual de un mes para su oportuno depósito al Registro Mercantil que fuere competente.
Para el ejercicio de 2021, y hasta la fecha, estos plazos extraordinarios no se han visto prorrogados. Consiguientemente, y a falta de normativa que modifique el plazo habitual, debemos ajustarnos a los plazos que recoge la Ley de Sociedades de Capital.
En consecuencia, para las sociedades que cierren su ejercicio a 31 de diciembre de 2020 (que son la inmensa mayoría), el órgano de administración dispondrá del plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio de 2020 para la debida formulación de las cuentas anuales de la compañía, esto es, hasta el día 31 de marzo de 2021.
Recordamos que salvo en los casos de Juntas Generales Universales, las Juntas se han de convocar previamente por el órgano de administración con una antelación mínima de 15 días naturales si son SL, y de 30 días naturales para las SA. El incumplimiento o cumplimiento tardío o defectuoso de la convocatoria provocará la nulidad de la Junta.
Por su parte, la Junta General Ordinaria deberá reunirse y proceder a la oportuna aprobación de las cuentas anuales dentro de los tres meses posteriores a su formulación. Por ende, y como tarde, la Junta deberá reunirse a tal fin en fecha 30 de junio de 2021.
El plazo para presentación de las Cuentas Anuales ante el Registro Mercantil también se mantiene, y por tanto los administradores deberán depositarlas dentro del plazo de un mes desde su aprobación, es decir, como fecha máxima, a 31 de julio de 2021.
No debe olvidarse la importancia de la formulación, aprobación y depósito dentro de los plazos legalmente previstos a tal efecto. El incumplimiento por parte del órgano de administración de depositar las cuentas anuales de la compañía, dentro del plazo establecido, dará lugar al cierre de la hoja registral referido en el artículo 282 de la Ley de Sociedades de Capital, así como a la posible imposición de una multa por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, como recoge el régimen sancionador previsto en el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital.
¿Qué ocurre con las pérdidas experimentadas en el ejercicio de 2020?
Cabe recordar que la regla general establecida en la Ley de Sociedades de Capital impone como causa de disolución de las compañías que las pérdidas del ejercicio dejen reducido el patrimonio neto a una cantidad inferior a la mitad capital social de la compañía, salvo que la Junta General aumente o reduzca el capital social en la cuantía correspondiente (o cualquier otra operación corporativa que mejore los fondos propios) (artículo 363.1.e de la Ley de Sociedades de Capital).
No obstante, en relación con el resultado del ejercicio de 2020, y de conformidad con el artículo 13 de la Ley 3/2020, de 18 de septiembre, a los solos efectos de determinar la concurrencia la mentada causa de disolución, no se tomarán en consideración las pérdidas del ejercicio de 2020.
De conformidad con dicho artículo, si en el resultado del ejercicio de 2021 se apreciaran pérdidas en los términos anteriormente expuestos, se contará con un plazo de dos meses a contar desde el cierre de dicho ejercicio (es decir, hasta el 28 de febrero de 2022) para que los administradores o el órgano de administración de la sociedad (o a solicitud de cualquier socio) convoquen una Junta General para proceder a la disolución de la sociedad, a no ser que se aumenta o reduzca el capital en la medida suficiente.
Debe tenerse en cuenta que lo antedicho se entiende sin perjuicio del deber de la declaración de concurso, si procediese con arreglo a la normativa concursal vigente.
¿Cómo podrán celebrarse las Juntas y las reuniones del órgano de administración?
Sobre la celebración de las Juntas Generales (ordinarias o extraordinarias):
Desde el inicio del estado de alarma se posibilitó que, aunque no existiese previsión estatutaria a tal efecto, las sesiones de la Junta General, tanto si se eran de índole Ordinaria o Extraordinaria, se celebrasen por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple siempre que todos los socios (o sus representantes) dispusieren de los medios necesarios, el secretario reconociese su identidad, y así lo hiciese constar en el acta, que debía remitir de inmediato a las direcciones de correo electrónico (en este sentido se pronunció el artículo 40 del RDL 8/2020, de 17 de marzo, y la posterior modificación efectuada por la Disposición Final del RDL 21/2020, de 9 de junio).
El artículo 3 del RDL 34/2020, de 17 de noviembre, alarga esta posibilidad para todo el año 2021, en los términos expuestos para las sociedades limitadas y comanditarias por acciones, y por remisión a los artículos 182 y 189 para las sociedades anónimas, posibilitándose asimismo para las sociedades anónimas el voto por escrito y sin sesión, tal y como recoge el artículo del citado RDL.
Destacarse que la posibilidad de efectuar el voto por escrito y sin sesión en sede de Junta General sin tener la adecuada previsión estatutaria no es extensible a las sociedades limitadas, pues el RDL lo circunscribe de forma exclusiva a las sociedades anónimas y, tal y como recuerda la Dirección General de Registradores y Notarios, en su Resolución de 19 de noviembre de 2020 (BOE núm. 319 de 7 de diciembre de 2020), no puede olvidarse que las normas excepcionales, como es la que debe aplicarse en el presente caso, «no se aplicarán a supuestos ni en momentos distintos de los comprendidos expresamente en ellas» (artículo 4.2 del Código Civil).
Cabe destacar que lo anterior también se permite, por virtud del mismo artículo, al resto de personas jurídicas sujetas a derecho privado, de forma que las asambleas generales de las asociaciones, sociedades civiles y sociedades cooperativas, así como los patronatos de las fundaciones, también podrán optar por la vía telemática para sus reuniones.
Sobre las reuniones del órgano de administración:
El RDL 8/2020, de 17 de marzo, y la posterior modificación efectuada por la Disposición Final del RDL 21/2020, de 9 de junio, también hizo posible que los órganos de administración de las sociedades mercantiles se reuniesen por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple, aunque los estatutos no lo previesen, siempre que todos los miembros del órgano dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico de cada uno de los concurrentes.
De nuevo, el artículo 3.4 del RDL 34/2020, de 17 de noviembre, alarga esta posibilidad para todo el año 2021, permitiendo de forma expresa la adopción de acuerdos mediante votación por escrito y sin sesión.
Para ambos casos, será necesario que así lo decida el presidente, o bien cuando lo soliciten, al menos, dos de los miembros del órgano en cuestión.
Es interesante mencionar, por último, que esta previsión es extensible a las sesiones de los órganos de administración de las asociaciones, las sociedades civiles, sociedades cooperativas y comisiones ejecutivas (u órganos equivalentes) de las fundaciones.
Autor: Guillermo Gilabert
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