Protocole du canal de signalement

versión V.2023.1

1. OBJECTIF

Le GROUPE MANUBENS, afin de se conformer à sa Procédure de Signalement Interne (ci-après « la Procédure » ou « PSI ») ainsi qu’à la loi 2/2023 du 20 février sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit et la lutte contre la corruption (ci-après, loi 2/2023), a mis en place un Canal de Signalement dans le but de permettre à toutes les personnes physiques qui sont dans le champ d’application personnel de la PSI de signaler l’existence de violations ou de comportements contraires aux règles contenues dans le champ d’application matériel de la PSI de l’organisation.

Par conséquent, le présent Protocole a pour but de réglementer le fonctionnement du Canal de Signalement, ainsi que la gestion et le traitement des signalements reçus et les procédures d’enquête à initier, le cas échéant.

Le présent Protocole concerne les entités suivantes, ci-après dénommées collectivement « GROUPE MANUBENS » :

  • MANUBENS Y ASOCIADOS S.L.P.
  • MANUBENS MADRID ABOGADOS S.L.P.
  • MANUBENS MÁLAGA ABOGADOS S.L.P.

 

2. CHAMP D’APPLICATION

Champ d’application matériel

Le Canal de Signalement mis en place au sein du GROUPE MANUBENS permet les signalements relatifs aux sujets décrits ci-dessous, conformément à la loi 2/2023, ainsi qu’à la loi 10/2010, du 28 avril, sur la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme, le GROUPE MANUBENS étant tenu de se conformer à cette loi.

 

a) loi 2/2023:

  • Actes ou omissions pouvant constituer des violations du droit de l’Union européenne, à condition que :
    1. Ces actes ou omissions entrent dans le champ d’application des actes de l’Union européenne énumérés à l’annexe de la Directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union, indépendamment de la qualification de ces actes ou omissions en vertu du droit national ;
    2. Ces actes ou omissions portent atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne tels que visés à l’article 325 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE) ;
    3. Ces actes ou omissions aient une incidence sur le marché intérieur, tel que visé à l’article 26, paragraphe 2, du TFUE, y compris les violations des règles de l’UE en matière de droit de la concurrence et d’aides d’État et les violations concernant le marché intérieur qui impliquent une infraction de la législation en matière d’impôt sur les sociétés ainsi que les actes visant à obtenir un avantage fiscal allant à l’encontre de l’objet ou de la finalité de la législation applicable en matière d’impôt sur les sociétés.
  • Actes ou omissions pouvant constituer une infraction pénale ou administrative grave ou très grave.
  • Infractions au droit du travail en matière de santé et de sécurité au travail.

b) loi 10/2010:

  • Toute infraction aux dispositions de la loi actuelle sur la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme.

c) Prévention du harcèlement sexuel et des agissements sexistes :

  • Toute action contraire à la législation en vigueur en matière de harcèlement sexuel et des agissements sexistes (en Espagne, article 48 de la loi organique 3/2007, pour l’égalité effective des femmes et des hommes), ainsi qu’aux dispositions du Protocole pour la prévention et la lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes mis en place par le GROUPE MANUBENS.

Champ d’application personnel

La protection prévue par la loi 2/2023 et les dispositions du présent Protocole s’appliquent aux lanceurs d’alerte suivants :

  1. Les lanceurs d’alerte travaillant dans le secteur privé ou public qui aient obtenu des informations sur des infractions dans le cadre de leur emploi ou de leur profession, y compris en tout état de cause :
    1. les fonctionnaires et les salariés ;
    2. les travailleurs indépendants ;
    3. les actionnaires, les co-entrepreneurs et les personnes appartenant à l’organe d’administration, de gestion ou de surveillance d’une société, y compris les membres non exécutifs ;
    4. toute personne travaillant pour des prestataires de service, des sous-traitants et des fournisseurs ou sous leur supervision et leur direction.
  2. Les lanceurs d’alerte qui signalent ou divulguent publiquement des informations sur des violations obtenues dans le cadre d’une relation de travail ou d’une relation statutaire qui a déjà pris fin, les bénévoles, les stagiaires, les apprentis en formation, qu’ils perçoivent ou non une rémunération, ainsi que ceux dont la relation de travail n’a pas encore commencé, dans les cas où les informations sur les violations ont été obtenues au cours de la procédure de recrutement ou de la négociation précontractuelle.
  3. Les représentants légaux des salariés dans l’exercice de leurs fonctions de conseil et d’assistance au lanceur d’alerte.
  4. Les mesures de protection du lanceur d’alerte s’appliqueront, le cas échéant :
    1. aux personnes physiques qui, au sein de l’organisation dans laquelle travaille le lanceur d’alerte, l’assistent dans le processus,
    2. aux personnes physiques ayant un lien avec le lanceur d’alerte et susceptibles de subir des représailles, telles que les collègues de travail ou les membres de la famille du lanceur d’alerte, et
    3. aux personnes morales pour lesquelles le lanceur d’alerte travaille ou avec lesquelles il entretient tout autre type de relation dans le cadre d’un emploi ou dans lesquelles il détient une participation significative. À ces fins, une participation au capital ou aux droits de vote attachés à des actions ou à des participations est considérée comme significative lorsque, en raison de sa proportion, celle-ci permet à la personne qui la détient d’avoir la capacité d’influencer la société émettrice.

3. FORMES AUTORISÉES DE SIGNALEMENT

Le GROUPE MANUBENS a établi, conformément à la loi 2/2023, les formes de signalement suivantes :

  • Canal de signalement interne (public) : au moyen de l’outil informatique en ligne “Ovet-Auki”. Gestion externalisée.
  • Canal externe : Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte.
  • Divulgation publique.
  • Courrier postal. Gestion interne.
  • Entretien en personne. Gestion interne.
  • Signalement par téléphone. Gestion interne.

 

CANAL INTERNE

Le GROUPE MANUBENS a mis en place un outil informatique en ligne, appelé “OVET AUKI”, qui permet à toute personne d’accéder au canal de signalement interne par le biais du lien suivant : https://www.ovetauki.com/canal/grupo-manubens

Ce canal, dont la gestion est confiée aux experts de TARINAS VILADRICH ADVOCATS I PROCURADORS, SLP, permet des signalements tant anonymes que confidentiels, au choix du lanceur d’alerte.

Fonctionnement et caractéristiques

L’accès au canal de signalement se fait à travers le lien  https://www.ovetauki.com/canal/grupo-manubens, à partir de tout dispositif, à tout moment de la journée, et ce, 365 jours par an.

Le lanceur d’alerte devra compléter les différentes sections du signalement, en suivant les instructions données sur la plateforme, et devra décrire les faits de la manière la plus détaillée possible, ainsi que joindre toutes les preuves dont il dispose, toujours dans le but de faciliter la procédure d’enquête ultérieure, le cas échéant.

Veuillez consulter le Guide d’utilisation du Canal de Signalement OVET AUKI, joint en Annexe III au présent Protocole.

Dans la dernière section du signalement, le lanceur d’alerte doit choisir expressément s’il souhaite que le signalement soit confidentiel et, par conséquent, que son identité soit connue ou, au contraire, qu’il soit anonyme. Si le lanceur d’alerte choisit l’option anonyme, il devra conserver le code de signalement généré afin de pouvoir accéder ultérieurement à la plateforme OVET AUKI et ainsi pouvoir consulter le statut du signalement, contacter les responsables du canal ou l’organisation, etc.

Tout cela est dûment expliqué en détail dans le Guide d’utilisation du Canal de Signalement OVET AUKI.

En cas de doute ou d’incident, veuillez contacter le service technique de la plateforme par courrier électronique à l’adresse soporte@ovetauki.com

 

CANAL EXTERNE

Toute personne physique peut s’adresser à l’autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte. En Catalogne, cette autorité est l’Office de lutte contre la fraude de Catalogne, accessible par le lien suivant : https://antifrau.cat/es/18-investigacio/1123-bustia-de-denuncies-anonimes-2.html

 

DIVULGATION PUBLIQUE

La divulgation publique est la mise à la disposition du public d’informations sur des actes ou des omissions prévues à l’article 2 de la loi 2/2023.

Les personnes seront protégées si l’une des conditions suivantes est remplie :

  1. Lorsque, avant la divulgation publique, le lanceur d’alerte aura effectué un signalement par les canaux susvisés (interne, public et/ou externe), sans que des mesures appropriées n’aient été prises dans le délai maximum (3 mois).
  2. S’il y a des motifs raisonnables de croire que la violation peut constituer un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public, notamment en cas de situation d’urgence, ou qu’il existe un risque de dommages irréversibles, y compris un danger pour l’intégrité physique d’une personne ; soit, en cas de signalement effectué à travers le canal externe, lorsqu’il existe un risque de représailles ou qu’il est peu probable que les informations soient traitées efficacement en raison des circonstances particulières de l’affaire, telles que la dissimulation ou la destruction de preuves, la collusion d’une autorité avec l’auteur de la violation, ou l’implication de l’autorité dans l’infraction.

Les conditions pour bénéficier de la protection visée au paragraphe précédent ne s’appliquent pas si la personne concernée a divulgué des informations directement à la presse dans l’exercice de la liberté d’expression et d’information véridique prévue par la Constitution espagnole et la législation d’application pertinente.

Poste

Les signalements écrits peuvent être envoyés par courrier à l’adresse suivante :

GROUPE MANUBENS

A l’attention de Mme. SILVIA BOIX
(Responsable de la PSI)
Av. Diagonal 682, 3 – 08034 – Barcelone

 

Tous les signalements reçus par voie postale seront traités de manière à garantir les droits du lanceur d’alerte et la confidentialité. Si le lanceur d’alerte fournit ses coordonnées, celles-ci seront utilisées pour l’informer du déroulement du signalement ou pour toute autre procédure ou question nécessaire.

 

Entretien en personne

Il y a la possibilité de communiquer en personne avec le Responsable de la PSI dans un délai maximum de 7 jours.

La protection des données est garantie conformément au règlement (UE) 2016/679 et à la loi 3/2018 sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques, au moment de la transcription de la communication.

 

4. TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS

Cette section s’applique aux signalements reçus par l’organisation.

La procédure d’enquête sur les signalements reçus par l’Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte est régie par le statut de ladite Autorité.

 

Contenu obligatoire du signalement

Le lanceur d’alerte a le devoir de fournir des informations aussi détaillées que possible, ainsi que toutes les données et preuves dont il dispose, afin de faciliter l’éventuelle procédure d’enquête ultérieure. En outre, pour pouvoir mener à bien une telle procédure d’enquête, le signalement devra contenir au moins les informations suivantes :

  • Description des faits.
  • Les éléments de preuve sur lesquels se fondent les soupçons du lanceur d’alerte.
  • Si elle est connue, l’identité de la ou des personnes qui ont commis les actes, ou des personnes qui les ont éventuellement couverts.
  • S’il est connu, le lieu où les faits se sont produits.
  • La date à laquelle le lanceur d’alerte a pris connaissance des faits ou depuis combien de temps il les connaît.
  • La manière dont le lanceur d’alerte a eu connaissance des faits (s’il en a été témoin personnellement, par l’intermédiaire de tiers, par des preuves documentaires, etc.

Procédure de réception, de suivi et d’enquête des signalements.

Accusé ou preuve de réception

Le lanceur d’alerte devra recevoir l’accusé ou la preuve de réception du signalement dans un délai maximum de 7 jours calendaires à compter de son envoi.

Ce qui précède s’applique à toutes les signalements effectués à travers la plateforme OVET AUKI et, dans tous les autres cas, aux signalements dans lesquels le lanceur d’alerte a fourni des coordonnées.

Filtrage des signalements reçus

Les responsables externes du canal de signalement seront chargés d’effectuer un premier filtrage du signalement reçu, afin d’évaluer si (i) le lanceur d’alerte fait partie du champ d’application personnel de la Procédure de Signalement Interne du GROUPE MANUBENS et (ii) si le signalement fait partie du champ d’application matériel de ladite Procédure. Dans le cas de signalements anonymes, le filtrage sera fait considérant, uniquement, le champ d’application matériel, étant donné que, dans ce cas, l’identification du lanceur d’alerte dévient impossible.

Après avoir effectué le premier filtrage, on procédera comme suit :

  1. Dans le cas où le signalement NE relève PAS du champ d’application personnel et/ou matériel de la PSI, le signalement reçu sera classé, un rapport sera généré justifiant la raison de classement, et le lanceur d’alerte en sera informé, en lui fournissant une copie du rapport justificatif correspondant.
  2. Si le signalement relève du champ d’application personnel et/ou matériel de la PSI, une vérification sera effectuée pour s’assurer que le signalement présente le contenu minimum mentionné ci-dessus. En cas d’informations manquantes pour poursuivre, le lanceur d’alerte sera contacté afin qu’il fournisse les informations manquantes dans un délai maximum de 15 jours.
    1. Si le lanceur d’alerte ne fournit pas les informations manquantes, le signalement sera classé et l’on procédera à la notification correspondante et à la remise du rapport justifiant le classement, sans préjudice du droit du lanceur d’alerte d’effectuer un nouveau signalement sur le même fait.
    2. Dans le cas où le lanceur d’alerte aurait utilisé une méthode autre que la plateforme OVET AUKI et n’aurait pas fourni de coordonnées, la procédure d’enquête sera lancée, en faisant état de ce qui s’est passé et du possible classement du signalement en raison de l’insuffisance d’informations pour mener à bien une enquête avec toutes les garanties.
  3. Si le signalement relève du champ d’application personnel et/ou matériel de la PSI présente le contenu obligatoire mentionné ci-dessus l’on procédera à vérifier si les faits décrits dans le signalement font déjà l’objet d’une enquête ou ont déjà fait l’objet d’une enquête, et que le lanceur d’alerte ne fournit pas de nouvelles preuves ou informations qui justifieraient l’ouverture d’une nouvelle procédure d’enquête :
    1. Si les faits ont déjà fait l’objet d’une enquête ou font l’objet d’une enquête à présent, et que le lanceur d’alerte ne fournit PAS de nouvelles preuves ou informations, le signalement sera classé et un rapport justifiant cette décision sera établi.
    2. Si les faits ont déjà fait l’objet d’une enquête ou sont en cours d’enquête et que le lanceur d’alerte fournit de nouvelles preuves ou informations, une nouvelle procédure d’enquête sera ouverte, parallèlement à la procédure d’enquête qui ait été ou soit en train d’être menée pour les mêmes faits que ceux décrits dans le présent signalement.
    3. Si les faits n’ont jamais fait l’objet d’une enquête, la procédure d’enquête sera engagée.
  4. Si le signalement relève du champ d’application personnel et/ou matériel de la PSI, présente le contenu obligatoire mentionné ci-dessus et les faits décrits ne font ou n’ont pas fait l’objet d’une enquête, les responsables externes du canal, dans le cas des signalements effectués par le biais de la plateforme OVET AUKI, transmettront le signalement reçu au Responsable de la PSI afin que ce dernier procède, dans les plus brefs délais, à l’ouverture de la procédure d’enquête correspondante. Dans le cas de signalements effectués par d’autres moyens, ceux-ci seront reçus dès le départ par le Responsable de la PSI

 

Procédure d’enquête

Ouverture de la procédure d’enquête

La personne qui doit procéder à l’ouverture de la procédure d’enquête est le Responsable de la PSI, au moyen d’un acte d’ouverture de la procédure d’enquête, auquel doivent être jointes les informations contenues dans le signalement reçu. Cet acte doit détailler les raisons pour lesquelles le signalement est jugé recevable, le niveau de plausibilité qui en ressort, et s’il est considéré ou non comme ayant été fait de bonne foi.

De même, il faudra analyser la capacité du Responsable de la PSI à mener à bien la procédure d’enquête ou, le cas échéant, la nécessité de faire appel à d’autres personnes de l’organisation ou à des experts externes, toujours en suivant la procédure spécifiée ci-après dans le présent Protocole, en respectant toutes les garanties et la stricte confidentialité des signalements reçus et du lanceur d’alerte. Par ailleurs, si nécessaire, le Responsable de la PSI peut désigner un enquêteur pour la procédure d’enquête autre que lui-même, soit au sein de l’organisation, soit à l’extérieur, tout en respectant les garanties et la confidentialité.

Il faudrait mettre en place des procédures d’enquête qui permettent de préserver les preuves et de respecter les droits des travailleurs. Ainsi, les actions d’enquête pourront inclure des entretiens personnels avec des départements spécifiques de l’organisation ou des personnes impliquées dans les faits rapportés. Pour évaluer les dommages et l’infraction l’intervention d’un professionnel externe pourra également être demandée. Pour ce faire, il faudra respecter la procédure d’invitation de tiers décrite ci-dessous.

De même, il faudra déterminer quels départements ou sections de l’organisation doivent être mis au courant de l’enquête et à quel niveau hiérarchique, en fonction : i) du nombre et du niveau hiérarchique des personnes éventuellement impliquées et ii) de la nécessité d’impliquer d’autres départements.

Enfin, il faudra évaluer la nécessité d’informer l’organe de direction de l’organisation de l’enquête, en fonction de sa participation éventuelle au processus ou des représailles qu’il pourrait exercer, ce qui doit être évité dans tous les cas.

 

Délai maximum de résolution

Le délai maximum pour la résolution de la procédure d’enquête, à compter de l’avis de réception du signalement, sera l’un des suivants, selon le cas :

  • 90 jours calendaires pour les signalements reçus concernant la protection des droits de l’Union européenne (loi 2/2023).
  • 90 jours calendaires pour les signalements reçus concernant la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme (loi 10/2010).
  • 10 jours calendaires pour les signalements reçus concernant le harcèlement sexuel ou sexiste (loi organique 3/2007, pour l’égalité effective des femmes et des hommes et, en particulier, conformément au protocole de prévention et de lutte contre le harcèlement sexuel et sexiste sur le lieu de travail du ministère espagnol de l’égalité, élaboré par la sous-direction générale de l’entrepreneuriat, de l’égalité dans l’entreprise et de la négociation collective, d’octobre 2021).

Ce n’est que dans les cas où la complexité de l’enquête peut être justifiée expressément, par écrit et de manière motivée, que le délai pourra être prolongé de 90 jours calendaires supplémentaires.

Invitation de tiers à la procédure d’enquête

Comme indiqué ci-dessus, le Responsable de la PSI doit analyser les signalements reçus et justifier l’opportunité d’inviter des tiers à la procédure d’enquête afin d’en assurer le succès. Les raisons pour lesquelles des tiers peuvent être invitées sont notamment les suivantes :

  • Manque de connaissances spécifiques ou techniques sur les faits rapportés.
  • Conflit d’intérêt potentiel de la part du Responsable de la PSI.
  • Stratégie de collecte de preuves pour l’enquête, par exemple lors d’un entretien avec le personnel, il est possible qu’une personne externe soit en mesure d’obtenir plus d’informations qu’une personne interne appartenant à l’organisation.

Afin d’inviter des personnes extérieures à participer à la procédure de recherche, le Responsable de la PSI doit établir un acte justifiant les raisons. Pour leur part, le ou les tiers devront signer la déclaration d’absence de conflit d’intérêts jointe à ce Protocole en Annexe I et l’accord de confidentialité correspondant joint à ce Protocole en Annexe II.

Résolution de la procédure d’enquête et notification.

À l’issue de la procédure d’enquête, le Responsable de la PSI devra :

  1. Établir un rapport sur la procédure d’enquête menée, détaillant toutes les étapes et les preuves recueillies, ainsi que les incidents éventuels et leur résolution.
  2. Rédiger l’acte de clôture de la procédure d’enquête, en précisant la décision prise.

Les possibles résolutions de la procédure d’enquête sont les suivants :

a) Classement du signalement.

À l’issue de la procédure d’enquête, le classement du signalement peut être décidé pour un certain nombre de raisons, par exemple :

    • Ne pas disposer d’informations ou de preuves suffisantes pour poursuivre l’enquête.
    • Le lanceur d’alerte doit coopérer pour mener à bien l’enquête et refuse de le faire.
    • Parce qu’il ressort de l’enquête que les faits décrits ne se sont pas réellement produits, ou que la conduite n’est pas contraire aux règles ou à la législation en vigueur, ou aux politiques mises en place dans l’organisation.

 

b) Transmission du signalement à l’autorité compétente.

Dans les cas où il a été établi qu’il s’agit de faits plausibles et peuvent constituer tout type d’infraction au sens du code pénal espagnol en vigueur, le signalement doit être immédiatement transmis au ministère public.

De même, dans les cas où le responsable de la PSI l’estime opportun, le signalement doit être transmis à l’autorité compétente.

 

c) Résolution interne du signalement, avec ou sans sanction.

Dans les cas où les faits décrits dans le signalement sont avérés, des mesures correctives doivent être appliquées. Si les faits signalés ne constituent pas des actes illicites ou si la conduite est mineure, une résolution immédiate doit être appliquée. Dans le cas où une résolution immédiate n’est pas possible, la résolution doit être planifiée, en déterminant un délai spécifique et la solution à appliquer. De même, la possibilité de sanctionner la ou les personnes qui ont accompli les actes signalés doit être évaluée, le tout de manière raisonnée et expresse.

 

5. DROITS ET OBLIGATIONS

Le signalement doit être fait de bonne foi et il faut garantir que le lanceur d’alerte ne subira pas de représailles. En outre, afin de garantir qu’aucune personne signalant de bonne foi un acte répréhensible présumé ne fasse l’objet de représailles, tous les signalements devront toujours être adressés au Responsable de la PSI. Toutefois, si la personne faisant l’objet du signalement est le Responsable de la PSI, le signalement pourra être adressé à Mme. Silvia Boix, qui assumera le rôle de Responsable de la PSI uniquement en ce qui concerne la procédure d’enquête sur ce signalement, et devra se conformer à toutes les dispositions du présent Protocole.

L’identité du lanceur d’alerte devra rester anonyme ou confidentielle, au choix du lanceur d’alerte, ou à moins que le lanceur d’alerte ne consente à la divulgation de son identité. Dans tous les cas, l’identité du lanceur d’alerte sera toujours traitée de manière confidentielle. À cet égard, le Responsable de la PSI ne fournira en aucun cas l’identité du lanceur d’alerte, sauf, en cas d’absolue nécessité, aux personnes externes (ou internes) faisant partie de la procédure d’enquête, lesquelles devront avoir préalablement signé l’accord de confidentialité correspondant, joint en annexe au présent Protocole.

L’identité du lanceur d’alerte pourra être révélée, sur demande judiciaire, au juge, au procureur, à la police ou à l’autorité administrative compétente, afin que ceux-ci puissent informer le lanceur d’alerte du résultat de l’enquête menée.

La ou les personnes faisant l’objet du signalement reçu (c’est-à-dire, la ou les personnes à qui sont attribués les faits décrits dans le signalement) peuvent exercer le droit d’accès, lequel n’inclut pas la divulgation des informations d’identification du lanceur d’alerte.

Personne ne sera pénalisé ou ne fera l’objet de représailles pour avoir fait un signalement, à condition que celui-ci soit fait de bonne foi.

 

6. PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Le titre VI de la loi 2/2023 établit les lignes directrices pour le traitement des données personnelles découlant de l’application de la loi 2/2023, qui sera soumis aux dispositions du (i) Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du le Conseil du 27 avril 2016, (ii) la loi organique espagnole 3/2018, du 5 décembre 2018, sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques, et (iii) la loi organique espagnole 7/2021, du 26 mai, sur la protection des données personnelles traitées aux fins de la prévention, de la détection, de l’enquête et de la poursuite des infractions pénales et de l’exécution des sanctions pénales. C’est-à-dire : fournir des informations sur le traitement des données et l’exercice des droits, ainsi qu’établir la licéité du traitement. Par ailleurs, personne ne pourra obtenir d’informations permettant d’identifier le lanceur d’alerte et l’on devra prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger l’identité et assurer la confidentialité et/ou l’anonymat, le cas échéant des données des personnes concernées.

D’autre part, l’article 32 de la loi 2/2023 aborde le traitement des données à caractère personnel dans la Procédure de Signalement Interne. Il faut noter en particulier que l’accès aux données de la PSI est limité, selon leurs responsabilités et leurs compétences, aux personnes suivantes :

  1. Le Responsable de la PSI et toute autre personne directement chargée de sa gestion.
  2. Le Responsable des ressources humaines ou l’organe compétent dûment désigné, uniquement lorsque des mesures disciplinaires pourraient être prises à l’encontre d’un employé. Dans le cas des fonctionnaires, l’organe compétent chargé de traiter de telles mesures.
  3. Le responsable des services juridiques de l’entité ou de l’organisme, si une action en justice devrait être engagée en rapport avec les faits signalés.
  4. Les sous-traitants des données personnelles qui seraient désignées.
  5. Le délégué à la protection des données.

Enfin, le traitement des données effectué par l’organisation doit être inscrit au registre des activités de traitement conformément aux dispositions de l’article 30 du RGPD.

Responsable du traitement :

RAISON SOCIALE

MANUBENS Y ASOCIADOS S.L.P.

Numéro de TVA

B62185632

ADRESSE

Avenida Diagonal 682, 3 – 08034 – Barcelona

 

Finalité. Gérer les données de la personne concernée afin de pouvoir traiter et gérer le signalement fait par le biais du canal mis en place.

Intérêt légitime.

  • Dans les cas où une Procédure de Signalement Interne est obligatoire et pour les signalements effectués à travers les canaux de signalement internes, le traitement des données personnelles sera considéré licite lorsqu’i aura été effectué conformément aux dispositions de l’article 6.1.c) du RGPD, de l’article 8 de la loi organique 3/2018, du 5 décembre, et de l’article 11 de la loi organique 7/2021 du 26 mai.
  • Le traitement des données personnelles en cas de signalement via des canaux de signalement externes sera considéré licite lorsqu’il aura été effectué conformément aux dispositions de l’article 6.1.c) du RGPD.
  • Le traitement de données à caractère personnel résultant d’une divulgation publique est couvert par l’article 6.1.e) du RGPD.
  • Lorsque des catégories particulières de données à caractère personnel sont traitées pour des raisons d’un intérêt public essentiel, le traitement sera considéré licite lorsqu’il aura été effectué conformément à l’article 9.2.g) du RGPD.

Transferts internationaux de données. Aucun transfert international de données n’est effectué vers des pays tiers en dehors de l’Union européenne.

Fourniture de données : le traitement des données par d’autres personnes, voire leur fourniture à des tiers, sera licite lorsqu’il sera nécessaire à l’adoption de mesures correctives au sein de l’organisation ou au déroulement de la procédure disciplinaire ou pénale qui, le cas échéant, pourra être applicable.

Conservation des données. Les données traitées ne pourront être conservées dans la PSI que pendant le temps nécessaire pour décider d’ouvrir ou non une enquête sur les faits signalés. S’il était établi que toutes ou partie des informations fournies ne sont pas véridiques, lesdites informations devront être immédiatement supprimées dès que cette circonstance est révélée, à moins que ce manque de véracité puisse constituer une infraction pénale, auquel cas les informations seront conservées pendant la durée nécessaire à la procédure judiciaire. En tout état de cause, si trois mois après la réception du signalement aucune enquête n’a été ouverte, les informations seront supprimées, à moins que le but de leur conservation soit de laisser des preuves du fonctionnement de la PSI. Les signalements qui n’aient pas été traitées ne pourront être enregistrées que sous forme anonyme, sans que l’obligation de blocage prévue à l’article 32 de la loi organique 3/2018, du 5 décembre, ne soit applicable.

Droits des personnes concernées. La personne concernée peut exercer le droit d’accès, le droit à la rectification, à l’effacement (droit à l’oubli), à la limitation du traitement, à la portabilité des données et le droit d’opposition, en s’adressant par écrit à Mme. Carmen Torres. En outre, si la personne concernée ne reçoit pas de réponse satisfaisante et souhaite déposer une plainte ou obtenir de plus amples informations concernant l’un de ces droits, elle pourra s’adresser à l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données (actuellement, l’Agence espagnole de protection des données).

 

COMMUNICATION ET FORMATION

Afin de garantir les droits des destinataires du présent Protocole et pour qu’ils connaissent leurs obligations, les membres du GROUPE MANUBENS devront être informés au préalable, de manière précise et sans ambiguïté, à propos de ce Protocole.

MANUBENS GROUP est tenu d’informer sur l’existence et l’accès au canal de signalement, au moins en le publiant sur le site Internet.

Le Responsable de la PSI coordonnera et contrôlera les actions de communication et de formation nécessaires pour garantir que toutes les personnes ayant une relation avec le GROUPE MANUBENS soient informées de l’existence et du fonctionnement de la PSI.

 

7. APPROBATION, ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVISION

L’Assemblée Générale des Associés du GROUPE MANUBENS approuve le présent Protocole du Canal de Signalement, soit la Version V.2023.1, tel que constaté dans le procès-verbal du 30 novembre 2023.