Como hemos ido informando en Circulares de diciembre de 2024, marzo, abril y mayo de 2025, la ahora inminente entrada en vigor del nuevo Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) y del modelo VERI*FACTU va a introducir importantes cambios en la manera en que empresas y profesionales deben emitir, registrar y conservar sus facturas.
Estas obligaciones buscan reforzar la integridad, trazabilidad y seguridad de la información de facturación, así como mejorar la transparencia en las relaciones económicas.
Ante las numerosas dudas que está generando la normativa —tanto para usuarios de software como para desarrolladores y responsables de cumplimiento— este documento sólo pretende recoger en el clásico formato de pregunta y respuesta las últimas aclaraciones que ha ido realizando la Administración Tributaria previas a su inminente aplicación obligatoria en 2026. Para entender los cambios que comporta y profundizar en su regulación, nos remitimos a las Circulares anteriores emitidas al respecto.
1. ¿A qué sistemas informáticos y a qué documentos mercantiles se aplica y afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
a) Sistemas informáticos
Solo aplica a aquellos que se utilicen para expedir facturas.
Por el contrario, no se aplicará a otros sistemas informáticos que se utilicen para emitir otro tipo de documentos justificativos de entrega de bienes o prestación de servicios.
b) Documentos mercantiles afectados
Los únicos documentos afectados por este reglamento son las facturas, tanto las «completas u ordinarias» como las simplificadas, no afectando a ningún otro tipo de documentos justificativos de entrega de bienes o prestación de servicios.
Pero aunque no le afecten los requisitos estrictos del VERI*FACTU, a una factura proforma o a una factura borrador sí le afectan los requisitos recogidos en la Ley General Tributaria y no se considera legal y sería susceptible de sanción el uso de sistemas que generen documentos preparatorios de facturas o de facturas simplificadas, sin que el sistema informático mismo disponga de elementos de control para la conservación de tales documentos preparatorios de forma debidamente vinculada a las facturas o a los registros de facturación que finalmente se emitan, de forma que queden registrados y conservados en el sistema.
c) Colectivos afectados
Con la ampliación que se hace en la pregunta 4, de entrada y según lo expuesto, sólo estarán afectados los obligados a expedir facturas.
No obstante, si un colectivo no está obligado a expedir facturas pero expidiera alguna factura y esto se hiciera con un SIF, ahí sí le sería de aplicación el VERI*FACTU.
Por tanto, no estarán afectados los colectivos que no expidan facturas o las expidan todas a mano, es decir, sin utilizar para ello un sistema informático de facturación (SIF).
Así, por ejemplo:
a) Si sólo se realizan operaciones en régimen especial de agricultura, ganadería y pesca o régimen simplificado de IVA, no se estaría afectado por el Reglamento al estar todos ellos excluidos con carácter general de la obligación de emisión de facturas; sin embargo sí se estará obligado a cumplir el RRSIF cuando utilice un sistema informático de facturación para la expedición voluntaria de facturas en relación con las operaciones exceptuadas de la obligación de expedir factura. Para estas operaciones excepcionales se podrá utilizar el sistema facilitado para ello por la AEAT en su sede electrónica, de acuerdo con el artículo 7.b) del RRSIF.
b) Sin embargo una oficina de farmacia en régimen de equivalencia sí estará obligada porque al determinar su actividad económica según el régimen de estimación directa del IRPF debe expedir factura (art. 26 Reglamento de Obligaciones de Facturación) con independencia de su régimen de IVA.
2. ¿Qué características añade a la factura y a la factura simplificada el Real Decreto 1007/2023 que aprueba el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
El Real Decreto 1007/2023 incorpora un código «QR» tributario que facilite la comunicación a la Agencia Tributaria de ciertos datos de la misma.
Además, si el SIF que ha expedido la factura está funcionando en la modalidad VERI*FACTU, deberá incluirse también la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o VERI*FACTU.
3. ¿Qué se considera sistema informático de facturación?
Se considera sistema informático de facturación (SIF) al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas que admita la entrada de información de facturación por cualquier vía, conserve esta información y la procese para generar otros productos derivados.
Un sistema informático de facturación (SIF) es utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:
- Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
- Conservar la información de facturación.
- Procesar la información de facturación para producir otros resultados como puede ser la confección de libros registros de IVA, libros registros de IRPF, la contabilidad, … o cualquier otro que se utilice para el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Por ello, el uso de hojas de cálculo (Excel, Numbers, etc.) o procesadores de texto (Word, Apple Pages, etc.) no afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:
- Introducir los datos de las facturas.
- Expedir e imprimir las facturas.
- Conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.
La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.
4. ¿A quién afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Aquellos empresarios y profesionales –personas físicas o jurídicas– que, estando establecidos en territorio español, expidan facturas, siempre y cuando cumplan las 4 condiciones siguientes:
- Que NO facturen exclusivamente de forma manual (sin ayuda de SIF). Dicho de otro modo, que utilicen algún SIF (según la definición del punto precedente) para expedir facturas.
- Que NO estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, a las exigencias del SII.
- Que NO tengan su domicilio fiscal en la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra. Esto es porque según la normativa foral se delimita la obligación en base a la competencia de exacción tributaria en la imposición directa, la cual se determina con base al domicilio fiscal. De hecho, en los territorios históricos de Guipúzcoa, Vizcaya y Álava se está aplicando un sistema, conocido como «TicketBAI», en sus distintas modalidades de contenido similar a la modalidad VERI*FACTU del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
- Que NO dispongan de alguna resolución en vigor de no aplicación.
5. Soy una persona física que me dedico a alquilar viviendas y locales de negocio: ¿debo adaptar mi sistema informático de facturación al reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Por lo que se refiere a IRPF, es preciso determinar si el arrendamiento realizado supone la realización de actividad económica o, por el contrario, es fuente de rendimientos del capital inmobiliario.
Si la actividad no tiene consideración empresarial (según criterios del IRPF, no del IVA), no será actividad económica y no deberá adaptarse al VERI*FACTU.
En caso de comunidades de bienes, el criterio es el mismo indicado.
No obstante, si se trata de un alquiler de un apartamento turístico y se ofrecen servicios complementarios, los rendimientos que se obtienen por el alquiler sí son rendimientos de actividades económicas y, por lo tanto, las facturas que se emitan deberán adecuarse al SIF.
6. ¿Qué diferencia hay entre el SII (Suministro Inmediato de Información) y el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación? ¿El sistema informático de una empresa incluida en el SII debe cumplir los requisitos del reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Se trata de normativas diferentes con obligaciones diferenciadas. El SII consiste en la llevanza de los libros registro de IVA a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Por su parte, el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación obliga a que los SIF registren determinadas medidas de seguridad.
El ámbito subjetivo de ambos proyectos es excluyente, es decir, quienes cumplan con el SII no han de cumplir con el reglamento.
Por este motivo un obligado tributario puede optar voluntariamente al SII y no aplicar las obligaciones del reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación mediante la opción prevista en la declaración censal modelo 036.
7. Una tienda emite facturas simplificadas y al final del día saca una “factura recapitulativa” de todas las ventas. ¿Qué se hace con estas facturas simplificadas?
Las facturas simplificadas están sometidas al RRSIF y, en el caso de sistemas VERI*FACTU, deben comunicarse a la AEAT. Lo anterior es independiente de que al final del día se genere una factura o extracto recapitulativo como resumen, con el propósito de asentar en un solo apunte contable las ventas del día o de gestionar el negocio.
8. ¿Están afectadas las tiendas online?
Sí. La forma convencional o virtual por medio de la cual se oferten o entreguen los bienes o se presten los servicios es indiferente para la obligatoriedad de la aplicación de la normativa incluida en el reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF).
9. Un grupo de empresas con el mismo SIF, donde una está en SII y otra no, ¿la empresa que está acogida al SII debe cumplir el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
La normativa contempla a los obligados tributarios de forma individualizada (no por grupos) en lo que se refiere a sus obligaciones de facturación, por lo que, aunque pertenezcan al mismo grupo de empresas, deberán cumplir con sus obligaciones de facturación con arreglo a su condición.
10. Las facturas expedidas por empresarios o profesionales residentes en España a empresarios o particulares en el extranjero, ¿se encuentran sometidas a las obligaciones que establece el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por Real Decreto 1007/2023?
Sí. Todas las operaciones respecto de las cuales empresarios y profesionales (personas físicas o jurídicas) deban emitir factura con arreglo a la normativa vigente (especialmente de acuerdo con el Reglamento de Obligaciones de Facturación aprobado por RD 1619/2012) se someten al RRSIF. Lo anterior incluye tanto las exportaciones como las entregas intracomunitarias de bienes y las prestaciones internacionales o intracomunitarias de servicios.
11. Las facturas expedidas por empresarios o profesionales no residentes en España, ¿se encuentran sometidas a las obligaciones que establece el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por Real Decreto 1007/2023, si se emiten en España?
Sólo cuando el empresario no residente disponga de un establecimiento permanente en España.
12. ¿Se puede delegar en un tercero el cumplimiento de los requisitos del reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Sí. Se puede delegar en el destinatario de la operación o en un tercero el cumplimiento material de las obligaciones del reglamento con los requisitos recogidos en el artículo 5 del ROF.
13. Cuando la factura la expide materialmente el destinatario de la operación («autofactura»), ¿quién genera el registro de facturación de alta para cumplir con el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación? ¿Cómo incluyen la factura en sus respectivos libros registros de IVA?
Por lo que se refiere a las obligaciones impuestas por el RRSIF, si el proveedor ha delegado la expedición material de la factura en su cliente, es el cliente quien, además de expedir materialmente dicha factura, deberá generar el registro de facturación de alta que exige el RRSIF. No obstante, si el cliente lleva los libros registros de facturación mediante el SII, queda excepcionado del cumplimiento de las obligaciones previstas en el RRSIF para dichas operaciones.
14. ¿Puede ser utilizado un mismo sistema informático de facturación (SIF) para llevar la facturación de varios obligados a expedir facturas (OEF)?
Sí, pero con ciertas condiciones. Se prevé tal posibilidad siempre que los registros de facturación de cada obligado tributario se encuentren diferenciados y se cumplan los requisitos exigidos en el RRSIF por separado para cada uno de los obligados tributarios. Es decir, el sistema deberá comportarse como si fuera un SIF «propio» e independiente para cada OEF.
15. Una empresa tiene dos centros de facturación, uno central y otro en una sede distinta que no están conectados entre sí. ¿Cómo hacer que se siga entre ambos centros la secuencia correlativa de facturación?
Si todos los sistemas informáticos mencionados expiden independientemente facturas, cada una con su QR incluido, serán ambos sistemas considerados sistemas informáticos de facturación (SIF) independientes.
Para expedir sus propias facturas no tienen por qué —ni necesitan— saber qué facturas están expidiendo otros SIF de la misma sociedad o empresa, ya que son independientes a estos efectos y no necesitan para ello estar «conectados o comunicados» entre sí.
16. Una empresa tiene dos centros de facturación, uno central y otro en una sede distinta que no están conectados entre sí. ¿Es posible que uno de los sistemas sea un sistema VERI*FACTU y el otro no?
Sí, ya que ambos SIF pueden cumplir con la norma en distintas modalidades.
Pero si sólo se tiene un SIF, no es posible usarlo para algunas facturas y para otras no: debe ser usado para toda la actividad, y por tanto se estará en VERI*FACTU para todas las facturas emitidas por dicha empresa.
17. ¿Cómo se debe corregir una factura (registro de facturación) con errores generada en un sistema informático de facturación?
Un registro de facturación con errores se debe subsanar mediante la generación de un nuevo registro de facturación y, en su caso, su remisión en los sistemas VERI*FACTU.
De acuerdo con el diseño de registro que publicado en la Orden Ministerial y ya disponible en la Sede electrónica de la AEAT, esta nueva generación de un registro de facturación deberá llevar «Tipo de registro» = «Sustitutivo» e indicador «Subsana Error» a «S». Con ello la trazabilidad no se ve afectada.
18. ¿Qué datos de un registro de facturación podrían ser modificados sin que afecte a la integridad e inalterabilidad? ¿Podrían modificarse los datos que no formen parte de la huella?
Se puede subsanar cualquier dato al que el reglamento de facturación no imponga la emisión de una factura rectificativa.
19. ¿A qué nivel se debe realizar la trazabilidad exigida en el reglamento y la orden «de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (SIF)»: obligado tributario (OT), tienda, terminal punto de venta (TPV)…?
Cuando un obligado tributario opera con varios TPV —ya sea en uno o en distintos establecimientos— y cada uno emite o gestiona sus propias facturas de manera autónoma, cada TPV se considera un SIF independiente según la definición del reglamento. Por tanto, cada TPV debe disponer de su propia cadena de registro de facturación (RF). De este modo, el obligado tributario tendrá tantas cadenas como TPV utilice.
En el caso de comercios con múltiples terminales que cada uno es un SIF, es posible tener 2 terminales de pago, uno con sistema VERI*FACTU y luego otro con sistema de emisión de facturas no verificables. Así, un negocio puede operar con varios SIF diferentes si sus necesidades lo requieren. Pero cada sistema debe ser coherente consigo mismo:
- El SIF VERI*FACTU debe enviar siempre los RF.
- El SIF no verificable debe conservar sus registros sin remisión.
Lo que no puede hacerse es mezclar modalidades dentro del mismo SIF.
En el caso de un SIF que gestione la facturación de múltiples obligados tributarios (por ejemplo, un SIF utilizado por una gestoría para llevar en él la facturación de varios OT que son clientes de la misma), deberá crearse una cadena distinta para cada obligado cuya facturación gestione.
20. En el SIF instalado en un ERP hay “n” módulos diferentes (cada uno con una serie de facturación diferente) que emiten facturas: ¿es necesario encadenar todas las facturas mediante un único encadenamiento para toda la empresa? ¿Se podría crear una cadena de registros de facturación por cada módulo?
La pertenencia de todos los módulos al mismo ERP hace suponer la interconexión de los mismos en un sistema centralizado, por lo que todos los registros deberán ser encadenados en un único SIF independientemente de la serie o número que tengan las facturas.
No obstante, si los módulos son independientes y no comparten funcionamiento interno, pueden considerarse SIF distintos y generar sus propias cadenas y, en su caso, sus propios envíos.
21. ¿Qué ámbito o alcance tiene la trazabilidad exigida en el reglamento y la orden «de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (SIF)»? Por ejemplo, ¿debe mi SIF garantizar la trazabilidad de los registros de facturación (RF) cuando estos salen del propio SIF?
La obligación de trazabilidad se aplica exclusivamente dentro del propio SIF.
Si los RF se exportan a otras herramientas externas —por ejemplo, sistemas de contabilidad o control de inventario— no se exige que el SIF mantenga la trazabilidad una vez fuera del sistema. Tampoco se imponen requisitos adicionales a esos sistemas receptores externos.
Sería el caso del envío de RF emitidos por un SIF a sistemas informáticos de gestorías para utilizarlos para la elaboración de la contabilidad, gestión de stocks, etc., gestorías con sistemas informáticos propios, a los que no se les exigiría ningún requisito al respecto.
22. ¿Cómo se tratan los suplidos, el recargo financiero u otras cantidades en el esquema de la norma? ¿Cómo incluir las retenciones a cuenta de los impuestos directos practicadas en factura?
Si estos importes se incorporan dentro del «Importe total factura» (opción no obligatoria), deberán declararse como importes no sujetos al IVA o como cantidades al tipo cero.
23. ¿A qué registros hay que calcular su huella o «hash»?
Debe calcularse la huella para todos los registros generados por el SIF, tanto los de alta como los de anulación.
24. ¿Hay que incluir la huella del registro de facturación (RF), o parte de ella, entre los datos que forman parte del código «QR» tributario de la factura, como en TicketBAI?
No. La huella no forma parte de la información incorporada al código QR tributario que aparece en las facturas emitidas mediante SIF.
25. ¿Cómo se certifica que un Sistema Informático de Facturación cumple con la normativa que regula estos sistemas?
Corresponde al productor del SIF emitir la certificación que acredita que el sistema cumple el RRSIF y las especificaciones técnicas que se aprueben mediante orden ministerial.
Su contenido se detalla en el artículo 15 de la Orden Ministerial de desarrollo.
Por su parte, los comercializadores (que no sean fabricantes o productores) deben asegurarse de que los productos que distribuyen cuentan con su certificación correctamente emitida, a fin de evitar responsabilidades previstas en el artículo 201 bis de la LGT.
Es obligatorio que todo producto SIF tenga su correspondiente Certificación, la cual es el mecanismo mediante el cual el productor asegura que su SIF cumple la normativa, lo que permite al usuario operarlo con seguridad jurídica.
26. ¿Debe el productor del SIF certificar cada versión de producto que ponga a disposición de los usuarios?
Sí. Cada versión constituye un producto distinto, incluso si los cambios son mínimos. Por ello debe emitirse una certificación específica para cada versión, incorporándola al propio sistema.
27. ¿Cómo y dónde debe proporcionarse la Certificación del productor?
La declaración responsable debe facilitarse en formato legible y estar accesible:
- Dentro del propio SIF, para el usuario.
- Fuera del SIF, en un soporte accesible de forma independiente, para que comercializadores, usuarios o potenciales usuarios puedan consultarla cuando lo necesiten.
28. ¿Es obligatorio que estén disponibles en el propio SIF las Certificaciones de TODAS las versiones por las que haya pasado el producto?
No. El SIF solo debe mostrar la certificación correspondiente a la versión vigente.
Sin embargo, productores, comercializadores y usuarios deben conservar todas las certificaciones históricas desde la entrada en vigor de la normativa.
29. ¿Qué datos ha de incluir el productor del SIF obligatoriamente en las Certificaciones?
Debe incorporarse el cumplimiento de los requisitos de la Orden Ministerial (artículo 15), del RRSIF (RD 1007/2023) así como los del artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria y:
- Información que identifique el SIF (nombre comercial del producto), describiendo tipología, composición, funcionalidades y características de instalación.
- Código único creado por el productor para identificar el SIF ante la AEAT («IdSistemaInformatico»), que además debe incorporarse en los registros de facturación.
- Datos del productor: identificación, localización, y fecha y lugar de firma de la declaración responsable.
La AEAT ha proporcionado diversos ejemplos en su Sede electrónica para que sirvan como modelo de elaboración y se publicará un modelo oficial en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, dentro de los formularios y documentos previstos para el RRSIF.
30. Certificación según la funcionalidad del SIF
Un productor de un SIF que ha sido diseñado y producido de manera que solo puede funcionar, siempre y exclusivamente, como sistema VERI*FACTU debe consignar una «S» tanto en la certificación como en el campo «TipoUsoPosibleSoloVERI*FACTU» dentro de los registros generados.
Un productor de un SIF que puede remitir automáticamente los registros de facturación a la AEAT, pero que también permite funcionar sin envío, dado que no está diseñado para funcionar exclusivamente en modo VERI*FACTU, deberá indicar una «N» tanto en la certificación como en el campo correspondiente del registro.
31. Productor de una ampliación de un SIF producido por otra empresa, que consiste en nuevas pantallas con cuadros estadísticos personalizados. ¿Qué debe poner en la Certificación en relación con el artículo 15.1.e) de la OM?
Si la ampliación solo añade funcionalidades accesorias que no afectan a los requisitos regulados por el reglamento ni por la Orden Ministerial, no es necesario certificar, ya que no constituye un SIF independiente ni modifica elementos esenciales.
Si, por el contrario, la ampliación incorpora funciones relacionadas con requisitos obligatorios —como seguridad, generación, firma, grabación o envío de RF, cálculo de huella o trazabilidad— la certificación será obligatoria.
En este supuesto:
- Si la ampliación no afecta al envío de registros, deberá indicarse «N».
- Si la ampliación sí afecta a dicha remisión, deberá indicarse «S».
32. ¿Cómo se compondría la Certificación mediante declaración responsable si se usa un sistema de facturación con varios componentes cada uno desarrollado e implementado por una empresa diferente?
Si distintos componentes intervienen de manera relevante en el cumplimiento del Reglamento, cada uno de ellos deberá contar con su propia certificación. En consecuencia, existirán tantas certificaciones como elementos afecten a los requisitos del RRSIF.
33. Sobre la certificación por declaración responsable de los sistemas informáticos, ¿se requiere la declaración a todos los fabricantes de software o únicamente a los que fabriquen software de facturación?
El artículo 29.2.j) de la LGT exige que cualquier programa utilizado para contabilidad, gestión o facturación garantice integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Sin embargo, la obligación de certificación prevista en el artículo 13 del RRSIF recae exclusivamente sobre los desarrolladores de SIF, y únicamente respecto de esos sistemas.
34. El contenido de la Certificación en la OM menciona que hay que incluir en la misma los componentes hardware y software de que conste el sistema informático. ¿Hay que certificar el hardware? ¿Cuándo deben incluirse componentes hardware?
Solo debe mencionarse el hardware en la certificación cuando forme parte del producto ofertado como un conjunto integrado (hardware + software) o cuando ese hardware intervenga de manera esencial en alguna función regulada del SIF. En el resto de los casos, no se exige su certificación individual.
35. ¿Si una empresa tiene software de facturación basado en un desarrollo propio y solo para uso propio (no se comercializa) debe disponer también de Certificación?
Sí. Si el software se ha desarrollado internamente, la propia empresa actúa como productora y debe emitir la correspondiente certificación conforme al artículo 13 y su normativa de desarrollo.
36. ¿Hasta dónde llega la responsabilidad del fabricante de software si se opta por ofrecer también el sistema de emisión de facturas no verificables? Ya que si solo se implanta el sistema VERI*FACTU los sistemas fabricados están obligados a remitir los registros de facturación a la AEAT de forma inmediata.
El fabricante puede ofrecer SIF exclusivamente VERI*FACTU o SIF «duales» —que permiten funcionar tanto en modo VERI*FACTU como en modo no verificable—, siendo el usuario quien decide cómo operará.
No puede existir un SIF que funcione solo como sistema no verificable, ya que todos deben disponer de capacidad VERI*FACTU.
La responsabilidad del productor es garantizar que, en cualquier modalidad, el sistema cumple íntegramente la ley, asegurando integridad, trazabilidad, conservación y demás requisitos exigidos.
37. Los sistemas y programas informáticos de facturación que usan los contribuyentes acogidos al SII, ¿tienen que estar certificados conforme a lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria? ¿Y los aplicativos informáticos que contabilizan facturas de un SIF?
No. Mientras no exista el desarrollo reglamentario específico previsto en el artículo 29.2.j) para los incluidos en SII, estos no están sujetos a la obligación de certificación.
Aun así, deben respetar los principios generales de integridad, conservación y trazabilidad aplicables a sus registros.
En el mismo sentido, los aplicativos informáticos que contabilizan las facturas importadas de un sistema VERI*FACTU deben respetar que el artículo 29.2.j) de la LGT obliga a todos los sistemas utilizados para contabilidad, facturación o gestión a garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos que manejan, sin permitir modificaciones no registradas.
Ahora bien, este mandato es general para todos los programas informáticos, mientras que el Real Decreto establece exigencias específicas solo para los SIF. Por ello, las herramientas que contabilizan facturas importadas deben cumplir los principios del 29.2.j), pero no necesariamente las obligaciones técnicas del RRSIF, salvo que actúen como SIF.
38. ¿Cuándo y cómo puede optarse por el sistema VERI*FACTU?
La opción se considera ejercida automáticamente cuando se inicia el envío continuado de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT.
Una vez activada, la elección se mantiene, como mínimo, hasta el final del año natural en el que se haya realizado el primer envío efectivo.
39. ¿La llevanza y conservación de los registros de facturación de alta y de los registros de facturación de anulación excluye la obligación de confeccionar el Libro Registro de Facturas emitidas? ¿Y de la presentación de modelos informativos 347 / 349?
No. La obligación de elaborar el Libro Registro de Facturas Emitidas sigue vigente, al ser una exigencia distinta de la gestión interna de los RF bajo el RRSIF.
Tampoco exime de la presentación de declaraciones informativas como los modelos 347 o 349, aunque los SIF pueden facilitar la preparación de dicha información.
40. En el caso de sistemas VERI*FACTU, si se produce un corte de energía o un fallo informático, un problema de conexión de internet, o el servicio de la Sede Electrónica de la AEAT estuviera transitoriamente inoperativo, ¿cómo se debe producir el envío de información a la AEAT? ¿Debe interrumpirse la facturación?
No es necesario detener la facturación. En estas situaciones excepcionales, el envío podrá realizarse una vez restablecido el servicio, reintentándolo periódicamente.
Cuando el envío se efectúe tras la incidencia, deberá marcarse con una «S» en el campo «Incidencia».
41. Respecto a la inmediatez de la remisión de los registros de facturación en VERI*FACTU, ¿la fecha de emisión [creación] del registro de facturación debe coincidir con la fecha de comunicación?
Sí. La fecha de expedición de la factura debe coincidir con la fecha de generación y comunicación del registro en sistemas VERI*FACTU salvo casos muy puntuales (incidencia con un reintento posterior, cambio de verano/invierno, …).
42. ¿Es posible usar un certificado electrónico de un tercero en la identificación [autenticación] para la remisión de los registros o es obligatorio que se use el certificado electrónico del obligado tributario de las facturas emitidas?
Para remitir los registros de facturación pueden emplearse cualquiera de los métodos de identificación aceptados por la AEAT, incluyendo el uso de certificados de representantes, apoderados o colaboradores sociales, haciendo uso de un certificado cualificado de un tercero debidamente autorizado mediante representación, apoderamiento o colaboración social.
43. ¿Debe imprimirse el código QR en todas las facturas, tanto en la modalidad VERI*FACTU (sistemas de emisión de facturas verificables), como en los sistemas de emisión de facturas no verificables? ¿Cuál es su finalidad?
Sí. Todas las facturas generadas con un SIF —sea o no VERI*FACTU— deben incluir obligatoriamente el código QR tributario. Su finalidad es permitir la lectura rápida de los datos esenciales de la factura y facilitar su verificación ante la Agencia Tributaria.
44. ¿Qué sucede con el Código «QR» si se utiliza factura electrónica?
En el caso de facturación electrónica estructurada, el contenido del QR se incorpora directamente a la e-factura. Si se trata de un formato electrónico visual (PDF, imagen, etc.), debe integrarse el QR igual que en una factura en papel, sin particularidades añadidas.
45. ¿Dónde debe figurar el Código «QR» dentro de la factura?
El código QR debe aparecer siempre al inicio de la factura, antes de cualquier contenido.
Su ubicación exacta dependerá de la orientación del diseño:
- Formato vertical: parte superior, preferentemente centrado o hacia el margen superior izquierdo.
- Formato horizontal: situado en la zona izquierda de la factura, cerca del borde superior.
Si la factura tiene más de una página, el QR solo debe mostrarse en la primera.
46. ¿Cuál es el tamaño del QR que debe incorporarse a todas las facturas y facturas simplificadas?
El tamaño obligatorio del código QR se debe ajustar a la siguiente horquilla:
- Mínimo: 30 x 30 mm.
- Máximo: 40 x 40 mm.
47. Tipos de facturas
El contenido del campo «Tipo de Factura» podrá tener uno de los siguientes valores:
- «F1»: Factura.
- «F2»: Factura simplificada y facturas sin identificación del destinatario.
- «F3»: Factura emitida en sustitución de facturas simplificadas facturas y declaradas.
- «R1»: Factura rectificativa por error fundado en derecho.
- «R2»: Factura rectificativa por concurso de acreedores.
- «R3»: Factura rectificativa por crédito incobrable.
- «R4»: Factura rectificativa (resto).
- «R5»: Factura rectificativa en facturas simplificadas.
48. Ejemplos más frecuentes a la hora de rectificar una factura
Ejemplo 1. Disminución de la base imponible
Si una factura de base imponible 1.000 € y cuota 210 € va a ser objeto de rectificación consistente en una disminución de la base imponible de 200 euros:
- Cabe la opción de emitir una factura rectificativa con base 800 € y cuota 168 €, indicando que la rectificación realizada es de 1.000 € de base y 210 € de cuota.
- O cabe también la opción de emitir una factura de -1.000 € de base y una factura rectificativa con base imponible 800 €.
Ejemplo 2. Disminución de base imponible por impago
Si una factura de base imponible 1.000 € y cuota 210 € va a ser objeto de rectificación por impago, eliminando la totalidad de la cuota repercutida, caben también dos posibilidades:
- Emitir una factura rectificativa con base 1.000 € y cuota 0 €, indicando que la rectificación es de 1.000 € de base y 210 € de cuota rectificadas.
- O emitir una factura de -1.000 € de base y -210 € de cuota y una factura rectificativa con una base de 1.000 € y una cuota de 0 €.
49. ¿Qué fecha de operación debe constar en una factura rectificativa si se rectifican varias facturas mediante un único documento de rectificación?
Se consignará el último día en el que se haya efectuado la operación que documenta la última factura rectificada (la de fecha más reciente).
50. ¿Qué sanciones contempla la ley tributaria en relación con ciertos sistemas y programas informáticos o electrónicos que no cumplan con los requisitos exigidos?
Entre otras sanciones se prevé que la tenencia de sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de la LGT, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados, se penalizará con 50.000 euros por cada ejercicio.
