Mucho se ha hablado de las próximas e inminentes obligaciones relativas a la emisión de facturas y tiquets, así como de la futura obligatoriedad de la facturación electrónica, con todas las adaptaciones y cambios informáticos que todo ello va a conllevar.
Pero sigue habiendo una idea confusa respecto de su entrada en vigor y de los verdaderos cambios y adaptaciones que estos temas van a comportar.
Este documento va a intentar aportar algo de claridad a la actual situación.
- EL VERI*FACTU
- ¿Cuál es el objetivo de la regulación relativa al VERI*FACTU?
El VERI*FACTU y su regulación tiene como objetivo la lucha contra el fraude fiscal y en concreto evitarlo cuando éste se realiza con ayuda de softwares que facilitan la manipulación u ocultación de ventas.
Desde un punto de vista práctico su cumplimiento va a suponer básicamente la implantación en los sistemas informáticos de emisión de facturas de unos requisitos formales y técnicos que implicará una adaptación general de los mismos, sólo exceptuada en el caso de que la empresa o profesional queden excluidos de su aplicación.
- ¿Dónde y cuándo se ha regulado?
Su regulación se inició con la Ley 11/2021 que modificó en la Ley General Tributaria (en adelante LGT) su artículo 29, mediante la redacción un añadido aparentemente obvio: los programas informáticos de facturación deberán garantizar aspectos como la conservación, la accesibilidad, … pero también su integridad trazabilidad e inalterabilidad, previendo incluso un desarrollo reglamentario que obligaría a la certificación previa del cumplimiento de estos requisitos por parte de su productor (un certificado cualificado que debe ser aceptado por la AEAT, para lo que el proveedor del sistema deberá constar en la lista de prestadores cualificados de servicios electrónicos de confianza).
A esto se le añadió la implementación de unas nuevas sanciones (con multas fijas, entre otras, de 150.000 € por ejercicio en caso de incumplimiento) introducidas en el artículo 201 bis de la LGT.
Posteriormente se aprobó el Real Decreto 1007/2023 que reguló algunos de los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, que finalmente se han desarrollado a nivel de detalles técnicos, funcionales y de contenido en la Orden HAC/1177/2024 publicada recientemente en el BOE de 28 de octubre de 2024.
Esta última ha permitido que los diferentes programadores informáticos hayan podido iniciar recientemente sus trabajos de adaptación de sus programas, ahora sí, según una normativa oficial y publicada.
Es importante remarcar que el Reglamento VERI*FACTU añade obligaciones a los sistemas informáticos de facturación (en adelante SIF), pero no cambia sustancialmente el contenido de las facturas, más allá de obligar a imprimir un código QR en todas las facturas (incluidas las facturas simplificadas) impresas.
- ¿Dónde afecta?
Sus cambios afectan a los obligados tributarios con domicilio fiscal en todo el territorio español, salvo si éste se encuentra en los territorios forales, los cuales ya tienen su propia normativa al respecto.
- ¿A quién afecta?
A todos los empresarios y profesionales que emitan facturas con SIF excepto aquellos incluidos en el SII de forma voluntaria (porque han optado) u obligatoria (que son aquellas empresas con una facturación superior a 6.010.121,04 €, las inscritas al régimen de devolución mensual -el REDEME- y los grupos de IVA).
Si estar en el SII excluye del VERI*FACTO, cabe tener en consideración y en su caso valorar, la posibilidad de que a finales de 2025 los empresarios prefieran solicitar el acogimiento voluntario al SII en lugar de tener que cumplir los requisitos del VERI*FACTU. Será una decisión a meditar en su momento.
Quedan también excluidas del VERI*FACTU:
- las entidades exentas del Impuesto sobre Sociedades (Estado, Comunidades Autónomas, …) y las parcialmente exentas (v.g. entidades sin fines lucrativos) por las operaciones que generen rentas exentas.
- los contribuyentes del IRPF (personas físicas) que no desarrollen actividades económicas (por ejemplo el alquiler de inmuebles cuando no tenga la consideración de actividad económica porque se desarrolle sin tener una persona contratada)
- los no residentes, contribuyentes por tanto del IRNR, que obtengan rentas sin establecimiento permanente.
- las entidades en régimen de atribución de rentas (v.g. comunidades de bienes) que no desarrollen actividades económicas.
- quienes tributen por el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, régimen de equivalencia o simplificado cuando no deban expedir factura (pero cuidado, porque no quedan excluidos de forma absoluta: el sistema sí es obligatorio para el caso en que la factura sea exigible y se solicite por un cliente)
- ¿A qué afecta?
Afecta a todas las facturas emitidas con SIF, incluidas las facturas simplificadas, (las que denominamos habitualmente tiquets), quedando exceptuadas únicamente aquellas operaciones por las que no se deba expedir factura conforme a lo regulado en el RD 1619/2012.
- ¿Y que operaciones está exceptuadas de expedir factura?
Pues por ejemplo, y con alguna excepción, no deben expedir factura según el RD 1619/2012 las operaciones derivadas de los arrendamientos de pisos a particulares, los empresarios que estén en régimen de recargo de equivalencia o en régimen simplificado, las actividades autorizadas por la AEAT a no expedir factura, …).
- ¿Qué son las facturas emitidas con SIF?
Un SIF es el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes 3 acciones:
- Admitir la entrada de información de facturación (a mano, importándola, …)
- Conservar la información de la facturación (con almacenamiento en el propio sistema informático, mediante su salida al exterior en un soporte físico, o a través de la remisión telemática a otro sistema informático)
- Procesar la información para producir otros resultados (para llevar la contabilidad, los libros registro, …).
El VERI*FACTU no aplica por tanto a la emisión de facturas hechas en papel, en Word, con una plantilla de Excel, … pero sí aplica si por ejemplo el Excel es luego exportable a una macro para otros usos, como puede ser la elaboración de la contabilidad.
Y por supuesto, reiterar que afecta tanto las facturas completas como a las facturas simplificadas (tiquets)
A destacar que un mismo SIF puede ser utilizado por un mismo usuario para dar soporte a diversos obligados tributarios, siempre que permita ser usado como si se tratara de SIF independientes.
- ¿Qué requisitos conlleva la aplicación del VERI*FACTO?: la existencia de dos versiones
Además del cumplimiento general de los requisitos del SIF de integridad (mediante una huella “hash”), legibilidad (con formato .XML definido), trazabilidad (encadenamiento de facturas con registro de la fecha con huso horario, día, hora, minuto y segundo en que se genere), … caben dos alternativas o versiones en su cumplimiento.
Por ello los programas deberán tener o bien la versión que denominaremos VERI*FACTU estricta, o bien la doble versión que contendrá la VERI*FACTU estricta y la denominada NO VERI*FACTU.
¿Qué características y diferencias tienen la versión VERI*FACTU estricta y la NO VERI*FACTU?
a) NO VERI*FACTU: sistema de emisión de facturas no verificables.
Sus características son las siguientes:
- el sistema informático no remitirá copia de la factura a la AEAT, lo que como se verá a continuación, conlleva unos requisitos y un registro reforzado de las facturas.
- todas las facturas contendrán en su emisión en papel un código QR. Si son electrónicas su representación gráfica será sustituida por la URL contenida en el QR.
- cada factura deberá contener una huella o “hash”
- el sistema deberá contener como requisitos añadidos, que:
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- los ficheros deberán estar conservados bajo su responsabilidad y siempre disponibles a solicitud de la AEAT.
- cada factura deberá contener la firma electrónica
- el sistema deberá disponer de un registro de eventos (por ejemplo, en caso de corte de luz, detección de anomalías, restauración de copias de seguridad, …).
b) VERI*FACTU estricta: sistema de emisión de facturas verificables.
Sus características son las siguientes:
- todas las facturas contendrán en su emisión en papel un código QR. Si son electrónicas su representación gráfica será sustituida por la URL contenida en el QR.
- cada factura deberá contener una huella o “hash”.
- el sistema informático remitirá una copia instantánea de la factura a la AEAT. Su conservación está pues asegurada.
- cada factura, electrónica o no, deberá contener la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o VERI*FACTU”
- no se requiere por parte de la entidad emisora la disponibilidad inmediata para la AEAT de las facturas.
- las facturas no requieren firma electrónica.
- este sistema tendrá una aplicación gratuita (seguramente pensada para empresarios muy pequeños) para su uso en la sede virtual de la AEAT que permitirá expedir facturas pero sólo en nombre propio o por un apoderado con capacidad de representación validada (parece que el colaborador social también necesitará tener validada su capacidad de representación). Con este programa gratuito de la AEAT todas las facturas, incluidas las simplificadas, deberán contener un destinatario. Las facturas expedidas por esta aplicación así como los registros de facturación que se generen vinculados a ellas, únicamente podrán ser gestionados desde esta aplicación.
El cliente, siempre podrá remitir a la AEAT los datos de la factura recibida mediante el lector QR. La AEAT conservará los datos. Si el emisor está en VERI*FACTU estricto la AEAT informará al comprador si la factura consta en su información; si el emisor está en la versión NO VERI*FACTU, la AEAT le informará de que se trata de una factura no verificable. En ambos casos, la AEAT conservará la información recibida.
Se permite el cambio por el usuario de la versión NO VERI*FACTU a VERI*FACTU estricta, pero si este cambio se realiza durante el año natural, no se podrá volver a la anterior hasta la finalización del año natural.
En relación con el encadenamiento de facturas en caso de que existan varios centros de facturación, diversidad de TPVS, … se entenderá que a los efectos de la norma, cada uno de ellos es un SIF.
El sistema informático deberá estar certificado con una declaración responsable de la entidad productora del mismo (con una serie de información obligatoria) que constará en el propio sistema informático en todas sus versiones.
- ¿A partir de cuándo será obligatorio el nuevo sistema VERI*FACTU?
La regulación señalaba inicialmente que el VERI*FACTU debería ser ya aplicable a partir del 1 de julio de 2025. Pero también se había previsto un plazo de 9 meses a los operadores informáticos para trabajar, adaptar y certificar sus programas desde la publicación de la Orden que permitiera su desarrollo técnico. La publicación de esta última el pasado 29 de octubre llevaba directamente el periodo de adaptación a una fecha posterior a la prevista para su aplicación, lo cual era contradictorio.
A consecuencia de todo ello se da por hecha la próxima aprobación de una modificación de la Disposición Adicional 4ª del RD 1007/2023 por la que la entrada en vigor para las personas jurídicas se aplazará hasta el 1 de enero de 2026 y para las personas físicas hasta el 1 de julio de 2026.
Y respecto a los productores y comercializadores de los sistemas informáticos, estos deberán ofrecer sus productos totalmente adaptados antes del 29 de abril de 2025 (se mantienen pues los 9 meses previstos), excepto para aquellos sistemas informáticos incluidos en contratos de mantenimiento de carácter plurianual que deberán estar adaptados antes del 1 de julio de 2025.
- LA FACTURA ELECTRÓNICA
- ¿Cuál es el objetivo de la nueva regulación relativa a la facturación electrónica obligatoria?
Su objetivo primordial es reducir la morosidad.
Las normativas de la factura electrónica y la del VERI*FACTU pueden crear sinergias, pero tienen objetivos diferentes, siendo el de la factura electrónica, sobre todo, el control de pagos extemporáneos mediante un reporte de información automático a la AEAT de la factura emitida.
Esta información puede ocasionar a los empresarios morosos, entre otras consecuencias, su exclusión en los concursos, o la no concesión de subvenciones.
- ¿Dónde y cuándo se ha regulado?
De momento su regulación se limita a lo implementado en la Ley 18/2022 denominada Crea y Crece, que modificó su artículo 2 bis previendo la implementando de la factura electrónica en el sector privado.
- ¿A quién afecta?
La necesidad de emitir la factura electrónica ya es obligatoria desde enero de 2015 en todas las operaciones B2G (entre proveedores y las Administraciones Públicas).
Lo que se pretende ahora es ampliar la obligación del uso de la factura electrónica a los sujetos pasivos que estén obligados a emitir facturas y les afecte el Reglamento de facturación español en territorio de aplicación del IVA (en adelante TAI) de manera que queden incluidas todas las operaciones B2B (entre proveedores y sus clientes empresarios) en TAI, independientemente del volumen de operaciones de los afectados.
Atención: pueden haber casos minoritarios pero también afectados. Por ejemplo, no residentes TAI que expidan factura a entidad TAI a la que no le aplique la regla de inversión del sujeto pasivo, por tratase de un alquiler de inmueble en TAI.; en este mismo caso hay dudas de su aplicación si por ejemplo el arrendador también fuera una entidad no TAI.
En sentido inverso, una factura de empresario TAI a un cliente no empresario (persona física) queda fuera del ámbito de facturación electrónica. E igualmente, un empresario de la UE con operación sujeta en destino, quedaría fuera del ámbito subjetivo de la obligatoriedad de facturación electrónica.
Quedan excluidas las facturas simplificadas, pero sí están incluidas las facturas simplificadas cualificadas (aquellas que habilitan para la deducción del IVA).
También se excluyen los casos en que se emite la factura de forma voluntaria sin estar obligado a ello.
- ¿A partir de cuando será obligatorio?
Sólo para determinar la fecha de inicio de la obligatoriedad en su aplicación, se ha tenido en cuenta el volumen de operaciones del año natural inmediatamente anterior, ya que si éste es superior a los 8 MM € la obligatoriedad empezará al año desde que se apruebe el Reglamento de desarrollo, siendo de 2 años para el resto de empresarios.
La última versión del borrador del Reglamento (aún no aprobado a día de hoy) se dió a conocer el pasado 24 de enero de 2024.
- ¿Cómo se aplicará?
Mediante dos sistemas alternativos:
a) con el uso de plataformas de facturación electrónica privadas
b) con el uso de una plataforma de uso público, gestionada por la AEAT
- ¿Qué información se facilitará a la Agencia Tributaria?
Tanto las plataformas privadas (como obviamente la pública) y aunque las primeras pueden admitir diversos formatos (Xml, UBL, Edifact, Facturae, …) siempre deben enviar una copia de todas las facturas a la plataforma pública en formato Facturae.
Para ello, las plataformas privadas deben estar preparadas obligatoriamente para interconectarse en todos aquellos formatos admitidos.
Asimismo, los destinatarios de las facturas deberán informar en el plazo de 4 días naturales (se excluyen sábados, domingos y festivos nacionales) a la plataforma pública del estado de la factura (aceptada o rechazada, de su pago completo y fecha del mismo y adicionalmente, del pago parcial de la factura).
En conclusión: se trata de dos sistemas paralelos, con puntos en común pero finalidades totalmente diferentes, que en todo caso obligarán a todas las empresas, independientemente de su tamaño, a un proceso de adaptación informático y de procedimiento y gestión importante, para el cual gracias a la ampliación de los plazos, se dispondrá a partir de ahora de un tiempo razonable para analizar cómo gestionar todos estos cambios que forzosamente se van a producir.
Como siempre, quedamos a su disposición para aclarar o ampliar aquellas cuestiones que este artículo le hayan suscitado.
