Todo empresario y sociedad debe realizar la legalización de sus libros contables en el plazo de cuatro meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable. Si el ejercicio contable se corresponde con el año natural, del 01-01-2017 al 31-12-2017, es este caso, el plazo para realizar la legalización de los libros contables será hasta el 30 de abril de 2018. Recuerde que los libros de actas, socios y contables sólo se podrán diligenciar en formato electrónico y presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática.
Le recordamos que de acuerdo con la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), sobre legalización de libros de los empresarios, las Sociedades Mercantiles tienen la obligación de llevanza de los libros societarios, incluidos el Libro de Actas y el Libro Registro de Socios (en caso de S.A., Libro Registro de Acciones Nominativas), exclusivamente en soporte electrónico y su legalización de forma telemática. De esta manera, desaparece la legalización de dichos libros con carácter previo a su utilización en formato papel.
En el Libro de Actas deberán transcribirse todas las actas de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, Actas de Junta General con las listas de asistencia de los socios debidamente firmada por los asistentes (mínimo el Acta de Junta General Ordinaria de aprobación de Cuentas Anuales), y Actas del Consejo de Administración (mínimo un acta al trimestre) en soporte electrónico. La legalización de este libro deberá realizarse todos los años.
La legalización del Libro Registro de Socios o del Libro Registro de Acciones Nominativas solo será obligatoria el ejercicio en que se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o de las acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
Si el ejercicio contable se corresponde con el año natural, del 01-01-2017 al 31-12-2017, es este caso, el plazo para realizar la legalización de los libros contables será hasta el 30 de abril de 2018 en el Registro Mercantil competente.
Atención. Todos los libros deberán cumplimentarse en soporte electrónico y deberán ser enviados por vía telemática, dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social.
Por todo ello, le recomendamos que revise toda la documentación mercantil que haya podido generar este año 2017 para verificar si ha incorporado actas de juntas o hay algún cambio de socios. Le rogamos nos hagan llegar una copia de cada una de estas actas antes del día 31 de marzo de 2018 para proceder, en su caso, a confeccionar los “registros electrónicos” necesarios para realizar la legalización telemática de toda esta documentación.
Atención. Todas estas actas han de estar firmadas como mínimo por el presidente y el secretario.
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