Li recordem que el 30 d’abril és la data límit en la qual, les societats mercantils que tanquen l’exercici a 31 de desembre, tenen l’obligació de gestió dels llibres societaris, entre ells, el llibre d’actes i el llibre registre de socis (en cas de SA, llibre registre d’accions nominatives), que han de ser legalitzats només en suport electrònic.
Llibre d’actes
De la mateixa manera que l’article 25 del Codi de Comerç obliga l’empresari a recollir l’activitat del negoci en els llibres comptables, l’article 26 estableix la mateixa obligatorietat per documentar els acords assolits en els models d’actes de la junta d’accionistes i el consell d’administració mitjançant el llibre d’actes. Aquest llibre ha de ser prèviament legalitzat pel registrador mercantil per permetre’n l’ús.
Cadascuna de les actes recollides al llibre ha de contenir les següents dades:
- Data i lloc de la celebració de la trobada.
- Data i forma de la convocatòria prèvia així com els punts que figuren com a ordre del dia.
- Nombre de socis i representants, capital social que aporta cadascun. En cas de tractar-se d’una junta universal cal afegir també la data, el lloc, el nom i la signatura de cada assistent.
- Resum dels assumptes tractats i sotmesos a debat durant la reunió.
- Acords assolits i resultat de les votacions. En aquest últim punt cal especificar el nombre de vots a favor dels acords.
- Aprovació de l’acta: aquest és un punt fonamental per concloure tot l’anterior. No existirà confirmació dels acords assolits sense l’aprovació de la junta o consell, la signatura del secretari i el beneplàcit del president. En el cas específic de la junta general ha de ser aprovada per la mateixa junta al final de la reunió o bé en el termini de quinze dies pel president i dos socis, un representant de la minoria i un altre de la majoria. També els òrgans d’administració, conforme al que es preveu en l’escriptura social, poden procedir a l’aprovació de l’acta al final de la reunió.
A vegades aquestes actes són certificades per un notari que de manera presencial s’encarrega de comprovar tot el protocol de convocatòria de la junta i la identitat dels assistents (inclosos el president i el secretari) així com de transcriure les intervencions i els acords assolits i fins i tot les objeccions. Aquestes actes notarials passaran a formar part del llibre d’actes.
Però i si soc l’únic soci i administrador de la meva empresa? Estic exempt d’elaborar una acta? La resposta és no. En aquest cas les teves pròpies decisions han d’estar recollides en una acta amb data, lloc i acords inclosos.
Atenció. Al llibre d’actes s’hauran de transcriure totes les actes dels òrgans col·legiats de les societats mercantils: actes de junta general (mínim l’acta de junta general ordinària d’aprovació de comptes anuals) i actes del consell d’administració (mínim una acta al trimestre) en suport electrònic. La legalització d’aquest llibre s’haurà de realitzar cada any.
Llibre registre de socis
És el llibre propi de les societats limitades (SL) en les quals el capital està repartit en participacions socials. En ell es recopila la identitat dels titulars o fundadors i dels socis, les transmissions de les participacions socials de la SL, el seu valor i els drets que els atorguen als socis.
Llibre registre d’accions nominatives
El funcionament és el mateix que el del registre de socis amb l’excepció que el que es recull és la composició de l’accionariat de la societat anònima. Per tant al llibre de registre d’accions nominatives ha de constar la denominació social de l’empresa (nom i cognoms si és una persona física), el nombre i valor de les accions així com els drets dels accionistes per tenir-les.
Atenció. La legalització del llibre registre de socis o del llibre registre d’accions nominatives només serà obligatòria en l’exercici en què s’hagi produït qualsevol alteració en la titularitat de les participacions o de les accions, o si s’haguessin constituït gravàmens sobre aquestes.
Tots els llibres s’hauran d’emplenar en suport electrònic i hauran de ser enviats per via telemàtica en els següents quatre mesos al tancament de l’exercici social.
Com sempre estarem a la seva disposició per ampliar la informació que necessiti, i realitzar els tràmits preceptius que sol·licitin.
